合思·易快报创始人兼CEO马春荃:电子会计档案时代财务数字化突破口

在1218财资生态节暨2020中国财资年会上,合思·易快报创始人&CEO马春荃做了题为“电子会计档案时代财务数字化突破口”的演讲,在演讲中他以江西出版集团为例,详细介绍了如何利用数字化手段打通企业各系统壁垒,促使档案管理合规、高效。

新政策:不断推动电子会计档案快速发展

2012年起,我国不断出台政策推动电子发票及电子会计档案的普及。如,2015年12月出台的《会计档案管理办法》,2020年连续出台的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《中华人民共和国档案法》《关于进一步优化营商环境更好服务市场主体的实施意见》等。在《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中明确指出,除法律、行政法规另有规定外,电子会计档案可不再另以纸质形式保存。这明确了电子会计凭证存档的重要性。

对于财务而言,需要更加严肃地看待电子会计凭证的管理,因为普票还是相对弱管控的凭证,而专票是强管控的凭证,如果管控不当可能会有刑事责任风险。企业接收的所有票据票证、税务发票、非税凭证将全面电子化,很多省份已经启动了财政票据,如收据、罚单等的电子化建设。由此可见,未来财务的作业环境将发生天翻地覆的变化。

新连接:打通费控前后系统壁垒

财务管理处于费用流转的中间部分,前端收到的票据已经全面电子化,而凭证存档也要求电子化,那么中间的档案流转过程将被彻底颠覆。在打通会计档案流转的过程中,企业会发现,在以往的业务发展、系统建设过程中,生成了很多系统竖井。

马春荃介绍,江西出版集团旗下既有传统出版发行业务、印刷业务,又有新兴的互联网游戏业务,业务多元化也带来了业务系统的多元化。江西出版集团的财务系统是在不同时期、不同地域、不同供应商构建的,集团希望把报销、进项进行自动化处理,需要打通约20个信息孤岛,构建敏捷连通。否则只进行数字化导入,没有做到集团统一记账、统一管理,就仍然是低效的状态。

因此,以连接为核心,江西出版集团打造了财务费控数字中台(如图)。该中台可划分为记账后台、管理中台和操作前台。

《合思·易快报创始人兼CEO马春荃:电子会计档案时代财务数字化突破口》
图 江西出版集团打造的财务费控数字中台

第一,在记账后台,采用NC集中财务系统,保存会计凭证及原始凭证,与电子会计档案归档系统连通。

第二,在管理中台,将外部系统(如出行、住宿、通信、物流等平台)、费用预算系统、智能审单系统、票据档案库聚合起来,与后端记账后台、前端业务条线进行连接。

第三,在操作前台,通过易快报的界面,将各业务条线的行为数据汇集起来,将数据自动、流畅地推送至集团的BI平台,在业务发生时就可以看到数据,通过数据改变业务行为。

新场景:打碎功能,再造场景

互联网击穿了企业墙,将市场和企业内部直接对接,颠覆了传统的企业业务环境,催生各细分领域的平台服务商。比如天猫,在销售场景进行颠覆,以往销售行为发生之后,都是由销售人员将订单信息带到企业内部进行录入,而现在是直接触达客户,客户在天猫上下单,数据实时流入企业内部,将原有的销售管理、库存管理、物流管理打通、共建。

而企业费控管理也是类似的,以报销场景作为切入口,将因公消费的全链路打通,如电子发票系统连接各种消费的供应商,支付结算系统连接网银支付,此外还有ERP系统的财务记账等。将每个系统的功能打碎再重构,并将企业与外部的采购市场连接起来,制定预算、差旅、消费标准,在员工选购行为发生之时就用规则进行引导,做到事中管控,优化员工的因公消费行为。

马春荃指出,企业在构建财务管理或费控管理时,要改变思路,原来是以管控为导向,而现在是以服务为导向,以顺利完成差旅、优化费用管理为目的,建立数字中台。

数字化转型并非一件孤立的工作任务,它是在创新商业模式引领下,通过组织内的业务变革、运营变革、财务变革、IT变革等共建起的一项系统性工程。

而财务管理在企业经营、科学决策中是重中之重的一环,企业对财务部门在数据建立与分析、洞察与管控、价值评估与预测、资源统筹与配置等方面的要求越来越高,也促使其定位、边界不断被突破。

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