大型企业如何建设财务共享服务中心?

财务共享服务中心来自于企业战略的长远规划,是财务管理模式的变革,它是一套系统性工程,涉及战略定位、模式选择、企业业务流程改造、系统建设、组织架构设置、人员招聘和培训、办公地点选择等各个方面,所以,财务共享中心需要运用全局架构进行设计、建设与运营。

财务共享中心全局架构

全局架构通常被用于描述一个事物,如组织架构、软件架构。对于财务共享服务中心来说,长期的财务共享服务运营容易让管理者陷入局部思维和过于关注细节的困境中,从而忽视了对于全局架构的考察。实际上,建设财务共享服务中的目的不仅仅是满足于财务需要,而是要形成由多方面构成的完整的架构体系。因此,在不同层次中应用架构思维去开展财务共享服务中心的建立和后续运营管理具有非常重要的意义。具体来说,财务共享服务中心的全局架构包括了战略定位、组织架构、人员架构、流程架构、数据架构、信息系统、运营管理、变革管理等多个方面(如图)。

《大型企业如何建设财务共享服务中心?》
图 财务共享中心架构

在全局架构中,我们需要关注各个组件的特性以及相互关系。并针对每个组件进一步深化管理。

  • 战略定位:涵盖财务共享中心的战略目标,战略结构和战略职能等相关内容。
  • 组织架构:涵盖财务共享中心的运营模式、内设组织、管控关系等相关内容。
  • 人员架构:涵盖岗位职责、岗位人员编制、人员能力要求、人员测算等相关内容。
  • 流程架构:涵盖流程分类、流程要素、财务共享中心流程服务目录、财务共享中心典型流程流程等相关内容。
  • 数据架构:涵盖数据的定义、数据管理流程,数据应用场景等相关内容。
  • 信息系统:涵盖服务申请、自动化流程引擎、交互中心、自助服务、共享服务水平协议分析、权限管理、业务和系统集成工具、知识管理等相关内容。
  • 运营管理:涵盖服务水平协议、运营人员管理、运营流程管理和信息系统运维提升等相关内容。

财务共享服务中心全局架构要素

战略定位

企业集团战略定位是指公司通过什么方式和途径为哪些客户提供什么产品和服务的决策,以获取和保持经营优势,实现公司战略目标。战略定位的目的是实现公司的发展目标,而要实现发展目标,公司必须获取和保持经营优势,而经营优势则来源于对目标客户、产品和服务以及运营模式三方面的决策。从本质上讲,战略定位是选择与竞争对手差异化的活动,或以差异化的方式完成相似的经营。财务共享中心战略定位框架包括财务共享中心战略目标、战略结构、战略职能三个方面的内容,战略目标是对经营活动预期目标的期望值;战略结构是财务共享中心的定位规划;战略职能是服务模式的规划,以及未来战略财务、共享财务、业务财务的职能划分。财务共享中心的战略定位处在顶层的地位,只有在战略层面规划好整个共享服务的方向,才能使财务财务共享中心的业务始终与财务中心战略定位保持一致。

组织架构

财务共享服务中心组织架构承接了战略定位,目的是为业务建立完善的组织保障体系,围绕财务共享中心的战略目标,不断降低成本,提升管控能力,从而保障战略目标的实现,它包括组织设计、运营模式、内设机构等方面的内容。一方面,财务共享中心的组织架构设置和运营模式有着紧密的联系,不同的运营模式决定了不同的财务共享中心布局,进而决定了财务共享中心的内设组织形式。另一方面,组织架构是业务流程的基础和运行的载体;信息系统有对组织架构提供了支撑;运营管理则承接了组织人员的管理责任,使组织人员能够更大的优化,发挥更多的功能。

人员架构

人员架构是基于组织架构的进一步细分,对各职位的工作内容进行了概括,包括职位目的、基本职责等内容,同时对任职人员的标准和规范进行描述,包括该职位的行为标准,胜任职位所需的知识、技能、能力、个性特征,以及对人员的培训需求等内容。在人员的选择上,为了更大程度地发挥财务共享中心的职能和作用,应该合理地分配相关岗位配额,通过科学的测算方法(人员测算的方法有业务分析法、对标评测法和数据测算法三种)核定岗位的人员设置,通过细化岗位职责明确工作边界,更大程度地发挥岗位中的人员效能和实现人员价值最大化。

流程架构

流程管理是将企业中的各项业务流程细化,通过标准化的运行方式,将输入、输出有机地关联并相互转化的过程。完整的财务共享流程管理可以概括流程目标确立、流程再造与组织结构调整、流程执行、流程优化与维护四个环节,并且这四个环节都是围绕企业整体的战略目标展开。流程管理是财务共享服务中心建设的重心,其中流程再造是关键。一方面,企业需要关注流程再造的方式方法,选择合理的流程梳理途径,循序渐进地开展改革事宜,并在人事方面做出有效协调,为企业员工提供优良的发展渠道和培育机制,避免在流程再造的过程中产生一些负面效应。另一方面,规范、标准化的流程管理体系能让财务共享服务中心更有效地控制运行成本、优化信息输出的质量、提高企业灵活应变的能力、综合改善企业的组织结构和资源配置,大幅度提高客户满意度,实现企业在经济效益方面的质的提升,促进企业战略目标更快落地。

信息系统

信息系统是共享服务实现落地的工具,它包含服务申请、自动化流程引擎、交互中心、自助服务、共享服务水平协议分析、权限管理、业务和系统集成工具、知识管理等功能。共享信息系统主要有重量化共享服务应用架构和轻量化共享服务应用架构两种模式。重量化共享服务应用架构的特征是共享服务系统不但包括共享服务的运营管理功能,而且包括业务功能。轻量化共享服务应用架构的特征是共享服务系统仅仅包括共享服务组织自身业务的运营和管理功能,而以服务方式提供总账、应收、应付、固定资产等功能。两种信息系统架构各有利弊,企业应该根据自身的情况来进行选择,通常来说,大型企业更适用于轻量化共享服务应用架构。

运营管理

运营管理是对组织中负责制造产品或提供服务的职能部门的管理,运营管理的对象是运营过程和运营系统。财务共享中心运营管理包括服务水平协议、人员管理、运营流程管理、信息系统运维与提升四个方面。财务共享运营管理通过服务水平协议和被服务单位建立连接,加强人员管理,不断优化绩效、质量、服务、标准化和制度建设,加强财务共享服务中心信息系统的运维和能力提升,实现运营管理的最优化。

变革管理

变革管理是指对企业内部层级、工作流程以及企业文化,进行必要的调整与改善管理,以达到顺利转型的目的。变革管理的主要内容包括战略变革、组织结构变革、技术变革、流程变革、企业文化变革五个方面。财务共享中心是财务工作的一次重大变革。它不仅涉及理念、观念、业务模式、标准流程再造、体制机制、组织机构人员、管控方式等多个方面,而且对业务的影响也非常重大,所以,在财务共享中心全局架构的每个环节设计中,都必须考虑好变革产生的影响并做好应对措施。

对于财务共享服务中心来说,全局架构是顶层设计,财务共享服务中心的负责人应当具备相应的全局架构思维和架构能力,从一定的思想高度去审视财务共享服务的运营发展,这样才能形成具有行业特征、企业特色的建设、运营方法。

本文摘自《财务数字化转型:大型企业财务共享服务中心建设实践》

 

《大型企业如何建设财务共享服务中心?》
《财务数字化转型:大型企业财务共享服务中心建设实践》

作者:任振清

出版社:清华大学出版社

点赞