大华:基于生态链的全球数字财务共享

财务工作处于企业数字化升级的前沿。财务部门汇集的海量数据为人工智能、数据分析等数字技术的应用提供大量场景,借助人工智能等数字技术,企业可以实现基于生态链的全球数字财务共享。编辑 | 姚顺意

浙江大华技术股份有限公司(简称“大华”)是全球领先的以视频为核心的智慧物联解决方案提供商和运营服务商。大华在海内外有90多家公司,正式员工1.6万人、劳务工6000人,而财务人员只有210人左右,以少量的人力完成大量的工作,其秘诀就在基于生态链的全球数字财务共享。

《大华:基于生态链的全球数字财务共享》

魏美钟,浙江大华股份有限公司副总裁、CFO

人工智能在企业运营生态圈中的应用

企业生产经营的每个环节都离不开与外部企业的协作,在各个企业互惠互利协作的过程中,就形成了企业运营生态圈。从企业生产流程来看,企业的运营生态圈主要包括资金生态圈、产供销生态圈、费用生态圈和资产管理生态圈等。
企业的运营数据分布在各个生态圈中。获取这些数据并加以利用,是企业数字化升级的关键所在。目前,大量企业的财务数据与业务数据处于相互分离的状态,彼此之间无法做到追根溯源,原因就在于没有打通电子数据的所有节点。那么,直接将各个生态伙伴的电子数据抓取至统一的系统中,生成会计凭证,将会大大减少纸质档案的使用,同时可以更加高效地利用其中的信息。
随着人工智能广泛应用至企业管理系统中,比如App群拍、群读、群验真,可以直接填写数据并且验证真假,同时关联原始图像,这一功能在报销领域的应用效果非常好。员工报销时直接对所有票据进行拍照识别,系统自动摘录所需信息,并且核验发票真伪,大大减少了财务的工作量,也节省了员工的报销时间。相关的技术也可以应用到财务审计内控的环节当中,帮助企业直接从生态圈中的合作伙伴处获取原始数据,提高管理效率,加强风险管控。

财务环节的数字化共享

作为一家跨国企业,大华仅设立了一个共享中心、一个IT中心和一个供应链中心负责全球业务和财务服务,真正实现了多个法人和核算实体共享一个财务组织。记账凭证全部来自业务端的电子数据,实现业务财务数据一体化。
《大华:基于生态链的全球数字财务共享》
1.费用管理方面。大华使用了大数据SaaS云平台——每刻报销,接入许多第三方消费平台,直接获取消费平台的电子数据。员工报销时,可以集中一个月的消费记录开具电子发票,无需打印。并且,电子发票可以接入微信、支付宝的发票系统,自动发送给用户查看。每刻报销与企业办公平台、国家税务总局也相互连通,可以自动生成凭证,财务内部核查报销标准、预算控制、补贴计算都在系统内完成,减少许多传统的基础手工工作。

2.采购生态中的应付共享。很多企业的供应商在采购开票时是需要拿票进行扫描读取到ERP应付模块中,然后通过人工操作将发票所附的入库单与应付账款进行关联,这种处理方式就会产生电子数据断档问题。大华在7年前就实现直接从供应端抓取开票的电子数据,并且开票数据与入库单自动关联。财务人员收票后只要用条码枪扫发票二维码登记签收即可。
3.销售生态中的应收共享。大华用自主开发的客户协同平台实现了销售收款循环的全程生态链数据电子化。从二级渠道开始向一级渠道下订单开始,一级渠道向大华下订单——大华接收订单——发货——物流——对帐——开票申请——开票——收款,全流程的核算实现在线操作。回款的数据同样每天进入ERP自动生成记账凭证。
4.生产生态中的成本共享。在生产生态中,所有的数据都在企业的系统当中,只要企业的工业制造中的标准制订规范、数据记录规范,就可以实现线上实时计算成本,未来标准成本法将会被淘汰,而实际成本法会被发扬光大。
5.总账生态共享。作为一家跨国企业,大华的财务数字化程度非常高,海外的凭证拍照传回会计核算部,会计核算部依据凭证照片直接生成符合中国要求的账目,同时,把凭证影像和数据传递给外包商,由外包商完成当地账。
6.税务生态共享。大华的税务申报文件由自己编制,但是文件的审核、打印、签字、报送、沟通还是采用外包的形式,这样可以极大地降低税务风险。
7.资金共享。大华采用SaaS云平台来进行资金管理,所有与支付相关的系统全部与资金平台打通,所有收支数据通过银行直联回传到资金系统,资金系统再回传到ERP自动生成凭证。
8.电子票证。会计凭证电子化经过了很长的历程,目前进入发票电子化的阶段。大华已经上线电子档案存储平台,使档案采集、存储、调用更便捷。

在财务各流程数字化的基础上,大华开发了数据共享总仓,把所有的系统数据与总仓打通,实现同步存储。接着,BI分析工具也与总仓打通,实现分析数据源专业化、集中化。数据总仓实现了从会计数据追溯到业务数据,并且,相比BI直接打通各专业系统获取数据的架构,BI与数据总仓连通的架构所需的接口量呈几何级下降。此外,大华的ERP物料计划计算理论上需要花7天时间,现在把物料计划的计算引到数据总仓库计算,仅需3小时完成计算。

财务共享的智能化趋势

我国IT基础非常好,从互联网的移动化、轻型化、云化,数据的数字化、生态化、智能化,每一个阶段水到渠成。未来3~10年SaaS将逐渐取代本地部署的套装软件,未来5~10年ERP逐渐被支解。SaaS的优势在于,一方面可以将平台上企业的优秀经验共享给新的企业客户;另一方面是让数据更容易被获取,减少软件部署接口,降低开发成本、维护成本。

魏美钟认为,多个法人或核算实体共享一个财务组织叫财务共享。共享的核心是数据共享,而数据共享的基础是数据标准共享、IT平台共享。在企业真正实现数据和IT平台共享以后,许多操作性岗位的办公场所将不再受限,将简单的财务劳动岗位集中起来建立“财务共享服务中心”的传统模式会逐渐被淘汰,而智能的、灵活的财务数字化共享将成为趋势。

 

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