中化国际:数字化建设引领财务共享极致升级

利用大数据、人工智能等数字技术,中化国际财务共享中心通过再造信息化系统和数字化建设,帮助中化国际财务体系不断升级,纳风控、管理、服务于一体,为中化国际二十载冠礼锦上添花。文/董兴荣、 姚顺意

近期,《财资中国》专访了中化国际财务共享中心副总监刘茂瑜,听他讲述集风控、智能于一体的财务共享服务如何进行数字化价值转型。

一套体系:精细三分,打造敏捷财务体系

中化国际客户遍及全球100多个国家和地区,拥有员工近19000人。全球化运营的现状向中化国际的财务管理提出了国际化、专业化和产业化的要求。基于公司发展战略,中化国际致力于在建立完善的财务内控的基础上,推动财务价值创造,使得财务成为企业战略发展的推动者、业务运营的合作者。
中化国际的财务管理体系以共享中心建设为抓手,向价值创造的财务转型方向推动,形成战略财务、共享财务和业务财务的三分财务组织体系。战略财务关注资本意志及实业转型过程的兼并收购;业务财务的范畴包括资本运营、滚动预测和税务筹划等;共享财务体现了财务管理的服务功能,涵盖总账报表、费用报销、国际结算和风险管理等工作。
刘茂瑜认为,大数据、人工智能等数字技术正在颠覆传统行业,而财务共享领域天然具有应用这些数字技术的基因。数据的采集、加工,提升客户体验等都是共享服务中心应用数字化技术的突破点。
在敏捷财务中,多种技术的运用使财务流程实现了自动化,减少了手工和重复性工作,释放有技能的人才,使其专注于高价值的任务,从而降低成本,提高了服务交付质量。中化国际率先在此方面做出尝试。它在央企中第一个引入RPA,运用流程自动化、智能化技术为成员单位提质增效;在档案管理方面引入了电子会计凭证,获得财政部的高度赞扬;在服务系统建设方面更是不落人后,深耕场景,实现全球化无时差报销,提升服务效率,获得更好的用户体验。

一个底线:深耕风控,守好财务管理风险底线

作为央企,中化国际特别看重风险管控。刘茂瑜介绍,在降低风险和响应市场、提高企业灵活度之间,中化国际的财务团队付出了诸多努力以取得平衡。

阶段一:独立的风险管理部门

中化国际诞生的同年——1998年,也是中化集团风险管理转型的元年,在这一年,中化集团正式成立风险管理部,与财务公司平级,这在当时的央企中还是首家。

阶段二:风险管理纳入财务管理当中

在实际工作过程中,中化国际发现,风险管理工作与财务部门联系紧密。比如成员单位在签订国际集团条款、开立信用证时,都必须交给财务共享团队进行审核。因而开始试点将风险管理纳入财务共享的范畴,在为成员单位提供服务的同时,达到风险控制的目的。

阶段三:“风控指标”与“考核指标”挂钩

大型集团公司常走的弯路之一就是将所有的风控权限牢牢把握在总部手上,任何业务都需要层层审批,造成了架构和流程的冗余,浪费了大量的人力成本,最终导致基层业务人员的风控意识越来越薄弱。中化国际在不断优化风控体系的过程中,通过将风控指标融入业务部门考核指标的方式,将一部分风控权限和一部分风控压力同时下放到业务部门,让业务人员在设计项目结构、洽谈客户时就能主动考虑根据客户的信用情况控制规模。同时,风控部门主动承担起更多的服务职能,根据业务部门的贸易品种、行业特性为其匹配合适的风险管理资源,包括授信规模、存货规模、存货周转率、授信账期及现货对应的期货规模等。

阶段四:智能大数据风险控制平台

为了更好地做好风险管理,中化国际搭建起智能大数据风险控制平台,真正运用大数据技术和智能技术,将业务数据、财务数据打通,包括中信保、海关、银行、客户供应商的信息都纳入风险管控范畴。刘茂瑜介绍,智能大数据风险控制平台的搭建有力地支撑起业务经营过程中的风险管理,是风险管理的深度创新之举。

三大创新:电子化档案管理、智能流程自动化RPA、全球多时区报销

创新实践一:信息化管理,解决档案存、审难题

2016年2月,新的《会计档案管理办法》实施次月,中化国际就上线了电子会计凭证档案管理系统。该系统在接受财政部考察时获得一致认可。

电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均实现电子化管理,大大推动电子凭证的在线传递和线上应用。第一,档案电子化管理缩减了档案抽调难度,档案检索、审核全部在系统内完成。第二,档案电子化管理可以实时监测档案情况,比如是否被借用、由谁借用等。第三,档案电子化管理降低了外部审核的繁琐,只需要给审计人员开具权限即可进行审核,并且运用RFID技术,可以将电子化档案与纸质档案精准定位,便于监管部门抽查。第四,档案电子化管理可以有效获取更多数据,为共享服务中心创造价值提供条件。

创新实践二:智能流程自动化,提升共享服务效能

共享服务中心流程化、标准化工作繁多,是实施智能流程自动化(RPA)的绝佳场景。在RPA上,中化国际是央企中“第一个吃螃蟹”的公司。2017年10月,中化国际就开始引入智能财务机器人替代部分高频、重复、长时间且附加值低的人工操作。智能财务机器人可通过配置或与电脑软件交互的方式来获得和分析信息的应用程序/软件,从而可实现交易处理、数据传输、数据比较等功能,并广泛应用于财务、税务、人力资源及审计等众多领域。

智能财务机器人连通了信息链条的断点,可以帮助中化国际同时实现跨系统平台、跨公司主题、跨省级地域的“三跨”,适用性大大增加。同时实现将重复繁琐的工作集中、自动化操作流程的归集、纳税申报资源集合的“三集”和流程自动化、信息电子化、资源平台化的“三化”,这些无疑都创造了中化国际财务共享的“科技化”历史。目前,中化国际财务共享中心的RPA接入已经进行到第三期,银行对账、来款提醒、增值税账目实时检查等财务流程皆实现了自动化、智能化。

创新实践三:多时区功能,实现全球报销系统联动

中化国际深度研究费用报销场景,搭建起功能完善的费用报销系统。刘茂瑜介绍,当前中化国际的费用报销系统已经实现了多时区功能。多时区功能解决了服务器放在中国,而导致身处其他国家的员工报销时间拉长、报销单据查询不便以及使用感受差等问题。也可以有效避免不同时区的成员单位在会计审计时出现跨日、跨年而产生负面意见的情况。

未来,随着智能技术不断深耕应用场景,将来员工在进行报销时,可以依靠语音识别和自然语言处理技术,即以对话的方式来完成报销表格填写。“这不是简单的语音转换成文本,”刘茂瑜说,“而是通过机器学习的自学习式对答,完成每个环节的跳转。”

★本文内容来源于《财资中国》杂志2019年9月刊,有删减。

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