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新时代下电网企业物资管理审计探析——基于全面风险管理视角

新时代下,我国经济已由高速增长阶段转向高质量发展阶段,电网企业应加快转变发展方式,坚持质量第一、效益优先,推动质量变革、效率变革。电力物资是电力建设的重要保障,如何在保证采购物资质量的同时,降低物资采购成本和资金占用,加快库存物资周转率,是确保电网安全稳定运行,提升电网企业价值创造能力的重大课题。

本文试图从全面风险管理的视角,剖析物资管理关键风险领域,贯彻以风险为导向,以治理为目标的审计工作思路,优化物资管理审计措施与对策,充分发挥内部审计在提升电网企业物资管理风险防范能力和精益化管理水平中的作用。
作者:邵信群 肖宏磊作者单位:国网浙江省电力有限公司杭州供电公司

财资一家公众号(TreasuryChina)原创

《新时代下电网企业物资管理审计探析——基于全面风险管理视角》新时代下,我国经济正处在转变发展方式、优化经济结构、转换增长动力的攻关期,党的十九大提出,要以创新驱动发展战略推动供给侧结构性改革,实现经济布局优化、产业结构升级,完成经济发展新旧动能转换目标。电网企业作为国民经济基础性和支柱产业领域的骨干企业,应在“新时代中国特色社会主义思想”引领下,坚持质量第一、效益优先,推动质量变革、效率变革,提升企业管理水平和经营效益。

全面风险管理强调对业务链进行全流程分析,识别业务流程的关键风险点,并针对识别的风险提出应对策略、管控措施,加强企业风险防控能力。全面风险管理更注重过程管理,通过对过程的控制来实现其管理目标,推动风险管理体系由静态到动态运转,完成风险管理从事后监督向事前预警预防转变。

电网企业物资管理是企业风险管理的重要领域之一,电力物资的优劣直接关系到电网工程建设质量以及电网工程建设成本,质量和成本始终是物资管理的核心问题。但在物资管理过程中,往往存在物资管理人员专业能力较弱、责任意识不强,导致采购的电力物资质量不达标、采购成本居高不下、库存周转较慢等问题。针对物资管理环节审计,全面风险管理策略要求内部审计要以风险为导向,对企业物资管理中的主要流程、重点环节实施风险评估,识别物资管理的关键风险点和高风险领域,制订相应的审计策略,通过实施相应的审计程序,发现风险管理漏洞,并提出防范和控制物资管理风险的措施和优化建议。

物资管理中的主要风险

物资采购计划风险

完善的采购计划是有效控制物资采购成本的前提条件,制订采购计划的关键在于提高采购计划的准确性和及时性,确保计划的制订能与实施工作合理有序地进行。

采购计划审计风险主要有:采购计划编制不完善,计划采购物资的规格型号、性能、技术参数等重要指标缺失;采购计划编制不准确,未结合实际生产进度和库存情况,导致物资供应不到位、积压、短缺等情况;采购计划编制不及时,临时性采购计划比例偏高,导致采购成本上升。

供货商选择风险

优质的供应商是确保采购物资质量的重要保障。电网企业应综合考虑供应商资质、业绩、履约能力等因素,再确定是否将其纳入供应商名录。

供货商选择审计风险主要有:供应商资信评价机制不完善,一些不满足资质要求的供应商混入电网企业供应商队伍;未对供应商的履约能力进行持续评价,选定的供应商履约能力下降,无法及时提供符合质量要求的采购物资。

采购方式及供应商评选风险

物资采购通常包括招标和非招标两种采购方式,招标采购有公开招标、邀请招标;非招标包括竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购。电网企业要注意根据项目的特点以及对电力物资的具体要求,选择合适的采购方式,保证企业利益最大化。

采购方式及供应商评选主要风险有:采购方式选择不合理,达到国家法律法规及国家电网公司制度规定的招标标准的,应公开招标而未招标,或以化整为零等方式规避招标,未达到招标标准的,随意选定非招标采购方式;供应商评选过程不透明、不公正,暗箱操作或指定特定投标人中标。

采购合同及履约风险

采购合同是保护合同当事人的合法权益,促使当事人按合同条款履行义务的重要法律文书。严密的合同条款是履行合同的前提,明确了合同双方的违约责任,提高了采购合同的约束力和严肃性。

采购合同审计风险主要有:合同实质性条款与招投标文件、中标结果不一致;未使用规定的标准合同文本,合同条款不完整,履约担保、售后服务及质保期限、违约责任等条款约定不明确;合同签订没有经过授权或违规授权,合同变更、解除没有履行相关的程序;供应商履约能力明显下降,未及时采取适当措施降低因对方违约可能导致的损失。

物资入库验收风险

电力物资入库验收,是对供应商履约情况的最终检验,采购入库验收包括对采购物资品种、规格、数量、质量等多方面的审核和验收,防止供应商提供的物资以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。

物资入库验收审计风险主要有:物资验收制度不完善,验收程序不到位,验收人员未对采购物资品种、规格、数量、质量进行全面性检验,导致入库物资品种、规格、数量、质量与合同约定不一致,无法满足工程项目要求;采购验收记录不完整;对验收不合格的物资未通知采购部门及时进行妥善处理。

物资仓储和配送风险

加强电力物资仓储配送管理工作,可以提高仓储配送物资利用效率,提升企业效益。物资仓储管理应做到合理储备、加快周转、保质可用,物资配送管理应确保安全快捷、配送服务优质。

物资仓储审计风险主要有:电力物资储备定额与实际生产需求不匹配,造成物资短缺或积压;制订采购计划时未考虑库存情况,电力物资重复采购,库存周转缓慢;未定期对库存物资进行盘点,未及时发现电力物资质量下降导致无法继续使用,价值贬值的问题;仓库防火、防盗、防损等安全措施不到位,库存物资存在安全隐患;

物资配送审计风险主要有:配送计划制订不合理,与物资需求部门所需物资品种、数量、时间和地点等信息不匹配;配送承运商配送及时性、准确性不达标,导致项目进度受阻碍。

余旧料回收处置风险

加强余旧物资回收处置管理,对余旧物资实行统一管理、集中处置,可以提高余旧物资处置效率,防范处置风险,确保资产保值、增值。

余旧料回收处置审计风险主要有:未做好施工现场余旧物资盘点和核实工作,余旧物资未能及时、准确回收;余旧物资回收利库、报废处置工作不规范,造成仍有使用价值的物资作报废处理,形成资源浪费,或有缺陷的物资用于其他项目,产生安全隐患;余旧物资评估程序不到位,处置价格明显偏低,造成国有资产流失。

物资管理审计应对策略

采购计划风险

重点关注采购计划的完整性、准确性以及经济性,采购计划是否与项目进度高度契合,是否充分考虑了库存物资周转情况。

可采用的审计方法有:

1. 对采购计划进行完整性审查,采购品种、规格、型号、技术参数、质量要求等要素是否列示明晰,是否与采购申请单相匹配,是否报经部门及分管领导审批。

2. 结合项目进度、里程碑计划安排,判断采购的电力物资数量、规格型号、技术参数、使用功能等要素是否与之契合,是否存在因采购计划编制不合理导致物资供应不及时,质量不达标,影响项目进度的情况。

3. 对库存物资进行盘点,结合存货物资库龄、周转率等指标,判断库存物资是否存在积压、陈旧导致使用价值下降的风险,分析是否因采购计划编制不合理引起。

4. 结合项目进度、物资库存状况、物资配送时间等要求,判断计划采购数量是否经济,是否存在物资库存积压导致企业资金压力过大的问题。

5. 对已完工的项目,将工程结算报告中设备、材料规格型号、技术参数、使用功能等与采购计划进行比对,如存在较大差异,应分析差异产生原因,及时发现采购环节漏洞并采取有效的补救措施。

供货商选择风险

重点关注供应商资质评审标准,供应商评价机制运行情况以及对供应商进行动态管理情况。

可采用的审计方法有:

1. 审阅供应商评审制度,对供应商评价机制进行评估。审阅归档的供应商资质、业绩证明、供应商评审记录等文件,评价采购部门供应商准入评审工作是否到位。

2. 检查供应商评价文件是否经过物资部门负责人审核、分管领导审批,是否对入选供应商资信及履约能力等情况进行及时跟踪并对其资料进行及时更新,如需要重新审批的,审批程序是否执行到位。

3. 抽取供应商名录中的部分供应商,结合经营资质、产品质量、公司规模、社会信誉等因素,对其做出综合评价,并与企业对该供应商做出的评价进行比对,验证其供应商评审工作的客观性。

采购方式及供应商评选风险

1. 采购方式选择风险

重点关注采购方式是否符合规定,是否根据项目的特点以及对电力物资的具体要求,选择合适的采购方式。

可采用的审计方法有:

(1)对照国家相关法律法规及国家电网公司招标管理办法,从采购规模、采购物资品类等方面筛选出应采用招标方式采购的电力物资批次,检查该批次物资是否采用招标方式进行采购,是否存在按规定应进行公开招标的电力物资,实际采用邀请招标的方式进行替代的情况。

(2)对以非招标方式采购的电力物资,检查对应的非招标采购申请表中部门及分管领导审批记录是否完整;综合考虑采购的电力物资规格、技术参数、质量要求等因素,判断企业分别选用竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购等非招标采购方式的适用性,是否存在随意选定非招标采购方式达到让指定供应商中标的情况。

(3)收集采购物资的市场价格波动情况,将供应商报价与市场价格进行比较,判断企业选用的采购方式是否能够有效降低采购成本。

2. 供应商评选风险

重点关注入围评标环节的供应商资质情况,评标过程公平、公正性以及成交金额的合理性。

可采用的审计程序有:

(1)查阅投标人提交的投标文件,检查其资质证书、业绩证明等条件是否符合招标书等文件的要求,是否存在降低标准入围的供应商。

(2)关注评标委员会成员人数、构成是否符合制度规定,是否存在应回避而未回避的利害关系人。

(3)结合评标办法,复核各评标委员会成员打分情况,将评标委员会成员对同一投标人同一事项打分情况进行比对,是否存在个别成员打分异常偏高或偏低的情况,如存在,查明原因,并判断企业做出解释的合理性。

(4)检查最终选定的供应商是否为评标选出的第一候选人,如非第一候选人,判断企业给出的解释是否合理,相应审批程序是否执行到位。

(5)收集采购的电力物资市场价格信息,结合采购规模、运输成本等因素,将采购成交价格与市场价进行对比,判断是否存在重大差异,如差异较大,查明原因,并判断企业做出解释的合理性。

(编辑/李菲)

电网企业在采购合同及履约、物资入库验收、物资仓储和配送等方面有哪些风险?应当如何避免?详细内容请订阅《财资中国|财富风尚》杂志2018年11月刊查看。
《新时代下电网企业物资管理审计探析——基于全面风险管理视角》
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