引领财资创新,助推金融转型

智能时代下的未来财务:RPA助力财务共享中心

随着人工智能的发展,自动化技术迈上了新台阶:智能自动化。智能自动化借助技术进步,优化业务流程,推动客户体验个性化,提高企业决策能力,从而改变企业的运营模式。放眼未来,自动化与人工智能势必重塑财务职能。企业CFO只有在合适的环节运用新兴技术,才能紧跟时代的步伐,提高企业财务的生产力,带动业绩的增长。

文 | 董兴荣 李菲

来源 |《财资中国|财富风尚》杂志2018年9月刊

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根据Gartner报告显示,到2020年,人工智能将成为30%以上CIO的优先事项;到2021年,新企业应用程序的40%将包括人工智能技术;到2021年,智能机服务将被主流采用,大公司采用30%;到2020年,使用认知学和统计设计的人工智能项目的组织将获得4倍于其他组织的成功概率。人工智能在创造巨大商业价值的同时,也在影响行业价值的转移。

自动化技术改善了流程,提高了运营效率,与此同时,人工智能能够代替人脑执行任务,正在日益成为分析工作的重要组成部分。RPA+AI的完美组合,好比是“肌肉”和“大脑”的关系(如图),促使财务管理和金融服务向数字化、自动化和智能化发展。

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▲图 RPA和AI:智能流程自动化中的“肌肉”和“大脑”

(资料来源:BCG)

通过RPA与AI的结合,企业既能快速回收RPA成本,又能发挥AI的巨大潜力。这种做法最适合拥有大规模遗留系统的企业,例如金融服务和电信行业,或者企业的人力资源和财务部门。员工可以同时利用RPA和AI来优化服务流程。对规则驱动型流程的人工干预标志着从自动化到人工智能的自然转移。例如,机器人能够利用光学符号识别技术,将数字化文本发送给人类员工,让人类员工对文本中的日期、地址和主题等信息进行分类。久而久之,AI系统将能够接手此分类工作,随着系统不断改善,人工操作将被逐步替代。

例如,亚洲某银行将自动化与人工智能相结合,希望以此改善客户体验、加强风险与合规管理并削减成本。该银行已经将许多独立流程数字化,因此而减少了员工数量,但并未就此止步不前。为取代人工操作,银行安装了能够即时学习的RPA和AI系统,该系统能够将不确定如何处理的任务转交给人类员工。仅4周内,AI系统就达到了50%的准确度,并最终超越了人类员工。通过上述自动化和智能转型,银行将成本削减了20%,并将某些流程的时长从几天缩减到几分钟。此外,银行还积累了自动化和AI模块数据,能够在其他场景中重复利用。

例如,一家全球化的金属公司通过建立了一系列机器学习引擎,用于协助管理其整个供应链,并预测需求和定价。该公司将40多个数据库、ERP系统和其他报表系统集成到一个数据库中。基于这些变化,系统现在能够识别和预测复杂且难懂的需求模式将如何影响整个供应链。例如,美国玉米一周的收成变化会对铝供应链产生全球性影响,因为铝是一种常见的玉米包装材料。该公司的这一项目还帮助客户服务水平提高了30%至50%。此外,该公司还将在3年内实现2%至4%的利润率增长,并在两年内减少4至10天的库存时间。这个案例突显出数据、数据准备、数据集成和算法对于实现人工智能的重要性。相对于构造机器学习模型而言,收集数据和构建数据基础结构则需要花费更多的时间。

例如,机器学习、云计算、爬虫技术、RPA及自然语言处理等人工智能技术被广泛应用于风险监测与预警体系中。如舆情监测:通过舆情监测工具对宏观经济、行业及区域等组合进行维度的热点及焦点信息的实时监测,同时借助情感分析技术对信息中的情感极性进行分析,形成宏观经济及组合的综合舆情评价结果。机器学习应用于风险传导模型开发过程:借助GBDT、SVM等数据分析模型开发风险传导模型中对于传导概率的估计。可视化工具帮助用户直观了解模型的输出结果:通过可视化工具的多维呈现,用户可直观了解到客户风险状况的变化情况。目前,支持企业将数据自动化技术从数据中心和ERP系统向企业复杂的运营流程拓展的技术已日趋成熟。具备“数据访存和响应”能力的聊天机器人、自然语言处理和机器学习正迅速成为解决业务流程中特定需求的常用工具(如图)。技术驱动型智能自动化领域的先驱企业纷纷采取战略性举措,以平衡所获得的运营效率与员工队伍正在发生的变化。

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▲图 与人工智能相关的技术是智能自动化的基石

(资料来源:IBM商业价值研究院)

任何特定流程所需的自动化程度因流程任务性质而异(如图)。基础自动化适合于基于规则的重复性任务,这种任务不仅具有结构完善的活动,而且从高度结构化的数据源中提取了清晰定义的规则,同时还使用能产生直观、可衡量结果的系统。理想情况下,最适合基础自动化的流程当属容量高、周期长的流程,这种流程目前遇到的瓶颈或痛点是需要具备高可视性,而且要由数字化触发器启动,并由数字数据提供支持。

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▲图 任何特定流程所需的自动化程度因流程任务性质而异

(资料来源:IBM商业价值研究院)

德国的一家金融服务供应商仅仅在将首批10个计划中的流程实现自动化后,时间效率就提升了60%~80%,同时短期成本削减了20%。该公司在不到12个月内便实现了投资回报,目前计划让更多后台流程实现自动化,涵盖表单创建、姓名更改、数据预填充、状态更新和调查触发等。高级自动化适合于更为复杂的任务。人工智能解决方案用于自动执行基于非结构化和结构化数据组合的任务,通常是涉及多个系统或海量数据的活动。这些流程所包含的活动往往利用庞大的知识数据库,但是所采取的每个行动都基于特定的数据和预定义的结果。最适合高级自动化的流程是那些需求波动较大的流程,因为自动化系统可以进行扩展,能够轻松适应原本要靠改变人员配备才能应对的情况。

财务管理、财资管理和金融服务都是数据交互的中枢,也是企业经营的大数据中心。通过“数据+算力+算法+场景”的叠加效应,能够帮助企业更好地决策,将复杂的分析嵌入到日常的管理和交易场景中,构建财务赋能平台,使日益复杂的工作变得更加自动化、智能化,提高财务效能。智能商业时代,数据成了最重要的生产资料,计算成为生产力,互联网是一种生产关系,算法成了未来最重要的流水线。

对于CFOs来说,如果要引进机器智能技术,他们需要用新的思维方式对待数据分析,不能只把数据看作生成静态报告的工具,而是要建造巨大复杂的数据库,实现流程任务自动化、智能化。通过机器智能技术帮助财务部门由传统的追溯数据分析模式到系统推断预测模式,并且获取洞察,以洞察指导行动,创造价值。

案例分享:RPA提高南方航空财务共享中心支撑效率

中国南方航空成立于1992年12月20日。1997年7月,经股份制改造后,南方航空分别在纽约、香港两地成功挂牌上市,2003年7月在上海证券交易所挂牌上市。

2002年10月11日,南方航空与北方航空、新疆航空联合重组,成立中国南方航空集团公司,总部设在广州,是中央管理的三大骨干航空集团之一,公司主营航空运输业务,兼营飞机发动机维修、进出口贸易、金融理财、传媒广告、地产等相关产业。

日新月异的消费者行为、紧随供给和国际形势波动的燃油价格、国家和地区的政策变化、廉价航空的快速发展、气候变化等,给航空业带来了重重挑战。尽管一直以来,行业都着力于在提高服务质量的同时,通过降低客舱承重、外包售前售后服务以及针对商业动态采用新的技术手段来降低成本,但是行业仍存在着利润率逐渐收窄的问题。

中国南方航空股份有限公司(简称“南方航空”)作为国内三大航空集团之一,也面临着上述问题。集团在内部提出的“三位一体”发展战略中,指出希望通过财务体系创新,使财务管理水平在2020年跻身央企一流行列,为公司发展提供有力支撑。2018年,南方航空加快推进集团数字化进程,在财务管理工作中引入机器人流程自动(RPA)。

在第一阶段前期,先对南方航空财务共享中心的现状进行了梳理,从业务的复杂度、重要度及扩展性等角度,共识别到180个流程。在梳理与评估之后,再从实施投入、商业价值及流程操作评估三个维度对所有流程进行了考量,初步确定13个适合本阶段开发的流程,并加以经验判断,最终敲定对国内起降费核算、银企系统资金支付、成本系统月报三个流程进行财务机器人的试点实施。并且在综合考虑之后选取了餐食系统核算这一业务流程,指导南方航空项目组进行机器人流程的自行开发实施。

在后续阶段,将根据评估及共享梳理结果,规模开发其余的机会流程,评估机器人和流程风险并建立完整监督体系,建立自动化卓越中心(Center of Excellence,CoE),持续识别机器人机会流程,自主开发实施,持续升级机器人的管理模式。

目前,经过开发、调试及稳定性测试,第一阶段的建设工作已初具成效。各流程节省的人力成本如下:

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航空业的财务存在着大量成本明细核算工作。这些工作重复性高、占用人工成本时间长。通过开发机器人来替代手工操作,可以大大减少人力成本,而从这些节省的流程中释放出来的人力资源,将可以分配到高附加值的分析、管理工作中去。

财务机器人助力中化国际财税自动化

中化国际作为一家走在财税信息化前沿的央企,在2017年10月就开始引入财务机器人替代部分高频、重复、长时间且低附加值的人工操作。财务机器人可通过配置或与电脑软件交互的方式来获得和分析信息的应用程序/软件,从而可实现交易处理、数据传输、数据比较等功能,并广泛应用于财务、税务、人力资源及审计等众多领域。目前,中化国际财务共享中心的银行对账、来款提醒、增值税账目实时检查等财务流程皆实现了自动化。

中化国际在引入财务机器人之前,财务共享中心需要花费大量人力处理银行对账、来款确认、增值税记账核对、增值税发票查伪验证、纳税申报等财税基础工作,比如对账单进行数据分类、识别与校验之后,执行手工应收账款的账务处理,整个过程每天需要耗费一个人/天,且操作错误容易导致返工。

而引入财务机器人来替代高频、重复、长时间且低附加值的人工操作后,每个流程所需时间可以变成原有的25%。以纳税申报为例,财务机器人可以定时自动完成4家公司60余个会计科目在SAP系统的查询、导出和整理格式工作,并将最终结果发邮件反馈给税务人员;财务机器人可以定时自动监控邮箱,根据邮件指令下载税务底稿,实现五大税种及财务报表在金税三期中的自动填报及发送,并将填报结果发送邮件给税务人员;利用相关插件,财务机器人可以轻松实现针对多纳税主体时所必需的U-KEY转换;机器人定时对税务数据进行归档,实现税务数据共享化;同时将自动根据每月归档数据构建税务数据仓库,为未来全面的税务风险管控、即时监控与大数据分析打下坚实基础。

财务机器人可以帮助中化国际同时实现跨系统平台、跨公司主题、跨省级地域的“三跨”,适用性大大增加。同时实现将重复繁琐的工作集中、自动化操作流程的归集、纳税申报资源集合的“三集”和流程自动化、信息电子化、资源平台化的“三化”,这些无疑都将为中化国际税务工作“科技化”创造历史。

《智能时代下的未来财务:RPA助力财务共享中心》

《财资中国|财富风尚》杂志2018年9月刊、10月刊,2017年9月刊、10月刊、11月刊围绕“智能技术+未来财务”方面,思考如何借助数字工具和智能技术来推动变革和财务转型。扫码进入财资中国商城(mall.treasurychina.com),订阅相关杂志!

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