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智能财务时代新利器:德勤RPA助力专票管理和纳税申报

数据科学、机器学习、深度学习、认知分析、机器人流程自动化(RPA)等机器智能技术不断应用到财务管理领域,将推动财务管理的自动化、智能化和平台化发展。CFO需要用新的思维方式对待数据分析和交易处理,利用各种数据及信息技术,实现流程任务自动化、智能化并支持管理决策,并且获取洞察以指导行动,创造价值。

围绕智能财务机器人的应用场景,《财资中国》联合德勤中国,围绕“德勤小勤人”的实践和案例,推出“智能财务机器人(RPA+AI)”系列专栏,针对财务数字化浪潮下“RPA+AI”的应用场景做出深入洞察。本期内容将展现智能财务机器人在发票管理、纳税申报过程中所展现的效能。

文/德勤中国;编辑/姚顺意

刊于《财资中国|财富风尚》2018年5月刊,有删减

《智能财务时代新利器:德勤RPA助力专票管理和纳税申报》

有经验的财务人员都知道,增值税专用发票的管理流程颇为复杂,工作的重复性也很高,而且较大型企业中的财务人员每周都要处理近千张发票,工作量大,极易疲劳。

随着全国金税三期实施的深入,“以票控税”的理念进一步执行,税务局对于增值税发票管理的要求越来越严格;目前大部分企业会针对增值税专用发票进行查验,鉴别发票真伪,确保发票合规,以便进行进项税抵扣和纳税申报;众多大企业,尤其是在财务共享服务中心模式下,由于纳税主体多,收票量大,目前的发票管理和进项税确认申报工作繁重,是财税流程自动化建设中的一大瓶颈。

德勤RPA解放财务工作人员

德勤RPA运用到发票管理工作中之后,财务人员只需要将发票放入扫描仪进行扫描,配合OCR技术和Insight Tax Cloud发票查验云助手,不到一分钟的时间,就可以成功查验一张发票并在Excel表中登记结果。

然后财务工作人员将发票移送到税务部门,税务部门的同事也可以启动RPA程序,让它自动去发票选择确认平台下载增值税发票批量勾选文件,再根据刚刚登记的发票清单去匹配,自动判断发票是否可以认证抵扣。德勤RPA还会把需要勾选的发票整理成批量勾选上传文件,再导入到发票选择确认平台中,就可以抵扣进项税。

采用德勤RPA后,一二个小时就完成了人工一天的工作。将人力解放出来,可以把精力放到日常沟通和分析的工作中。

德勤RPA协助纳税申报工作

税务工作很大程度上需要人的经验和思考,但严格的合规性要求往往也带来大量重复性的工作,使得最宝贵的人工被这类工作无情占据。机器人自动化在显著提升流程效率,减少总体操作时间的同时,为企业实现税务流程自动化提供了新思路。企业应该勇于创新,打造一个人工、信息系统、机器人三者和谐共存的生态环境(如图),使效率最大化,并且可扩展深入应用以满足企业长远发展需要。

德勤RPA会自动登录系统,收集数据,填写表单,在工作结束后还会发送邮件告知。整个流程自动化程度可达90%以上。这尤其适合纳税主体众多的企业。

《智能财务时代新利器:德勤RPA助力专票管理和纳税申报》

▲图 引进RPA后组织业务架构示意图

德勤RPA在财税场景的应用案例

英迈国际是全球领先的IT技术与供应链服务商,世界200强企业。英迈运作于全球52个国家,拥有155个先进的物流中心,全面代理1700多个国际知名品牌的IT技术产品。服务涵盖信息技术、移动和生命周期管理、云服务及商业物流服务解决方案。

基于英迈中国的业务量,每月有上万张发票向各种客户开具。而伴随着增值税发票的开具,大量因内部销售人员或外部客户财务税务所产生的索票需求,成为税务发票管理人员日常业务中重要且频繁的工作。

德勤RPA入驻以后,为增值税专用发票的电子归档及查询工作提供了自动化支持,有效解决业务痛点,提高部门间合作的工作效率及准确性,释放财务业务精力,从而帮助英迈中国聚焦于更高价值的工作。

《智能财务时代新利器:德勤RPA助力专票管理和纳税申报》

▲图 英迈国际

1.发票电子归档

结合OCR技术,机器人将增值税纸质发票进行电子归档,按需对销项电子发票进行分类及汇总,建立电子发票档案及电子发票数据库。登记完成后,每一张发票都可以单独查询其电子扫描结果。德勤RPA每月仅10小时的工作时间就可完成公司上万张发票的自动归档,无需人工干预。

2.发票档案查询

在德勤RPA的帮助下,销售人员只需填写发票查询申请表发送给相关人员审批,德勤RPA可7×24h接收审批通过的发票申请表,按需完成发票查找,并将查询到的发票信息作为附件回复给指定人员。单张发票的查询效率由平均5天提升至1天。

3.发票快递管理

德勤RPA帮助发票递送人员完成大量的快递面单信息处理,并且完成快递单号的登记工作。对于每天对外寄出的大量发票,德勤RPA也能够帮助业务部门及时查询其递送状态,定时通知各个部门每张发票的寄送情况。

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