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“削峰填谷”:RPA自动开具企业增值税发票

数据科学、机器学习、深度学习、认知分析、机器人流程自动化(RPA)等机器智能技术不断应用到财务管理领域,将推动财务管理的自动化、智能化和平台化发展。CFO需要用新的思维方式对待数据分析和交易处理,利用各种数据及信息技术,实现流程任务自动化、智能化并支持管理决策,并且获取洞察以指导行动,创造价值。围绕智能财务机器人的应用场景,《财资中国》联合德勤中国,围绕“德勤小勤人”的实践和案例,推出“智能财务机器人(RPA+AI)”系列专栏,针对财务数字化浪潮下“RPA+AI”的应用场景做出深入洞察。本期内容将以大型制造企业为例,展现智能财务机器人在开票这一场景中发挥的巨大效能。

文/德勤中国;编辑/姚顺意

刊于《财资中国|财富风尚》杂志2018年4月刊,有删减

《“削峰填谷”:RPA自动开具企业增值税发票》

对于财务人员来说,开具发票是个精细活,核对发票抬头、税号、开户银行和银行账户等信息都需要一丝不苟。若是开票量小,人工还能胜任,但是在销量规模极大的企业中,每个月可能需要开具数千张发票,到月末,财务部门免不了加班到深夜才能保证月结顺利结束。

RPA助力开票流程自动化

开具发票的过程中,员工需要收集并识别符合开票标准的销售单类型,再根据客户需求选择特定金额的销售单,从SAP系统中导出待开票的数据,并经手工修改特定要求后,导入金税系统中完成开票操作,并将开票完成的记录回传到SAP,才能最终完成一份开票操作。开票流程由于其业务量大、工作场景单一、复杂性不高,非常适合使用RPA技术实现流程自动化。同时,RPA处理对于规范化的要求,还起到了帮助企业规范流程的作用。

RPA技术是以流程自动化软件为核心,整合数据分析、认知识别等技术,在不改变现有计算机软件的基础上,实现对人工操作的替代。

通俗地讲,RPA技术可以通过预设的逻辑判断规则,在企业的软件层面上,实现对于手工操作的替代。相比于传统的人工处理,RPA技术一方面可以保证处理的准确和效率;另一方面,在经过合理安排后,7×24小时的连续工作能让机器人(实际上是安装在电脑上的软件)自动执行多个任务。尤其是有很多强规则性和高重复性场景的财务领域,在使用RPA技术实现流程自动化后,可以大幅缩短业务流程原本需要的工作时间,提高业务操作的质量和效能。

德勤RPA在大型企业的开票场景

德力西电气是一家行业领先的低压配电及工业自动化全面解决方案供应商,产品广泛应用于电力、能源、建筑、工业、基础设施、冶金和航天等行业。目前,德力西电气在中国大陆拥有超过10000名员工,产品销往50个海外国家。财务部门专职负责开票的员工每月需要收集全国六百余家销售客户的数万份销售记录,按照客户的需求开具五千余张增值税发票。繁重的日常工作经常压得他们喘不过气,到了月末更是需要夜以继日地加班加点,以完成平日三到四倍的工作量,保证月结顺利结束。

针对德力西电子财务部门的开票情况,德勤科技咨询团队基于如下设计方针,设计了相应的程序:

复杂的事务简单化——在充分了解客户需求、全面梳理业务流程的基础上,对复杂的事务进行优化、顺序调整或合并,以期达到减少人机交互次数、缩短跨部门跨业务等待时间的目的。

简单的流程标准化——在拆分细化复杂事务,形成模块化流程的基础上,对简单的流程规范操作步骤、定义执行标准、统一管理模式,以期获得最佳运营秩序和规模效益。

标准的操作自动化——在操作环节结构化、操作步骤规范化的基础上,进行机器人自动化设计、开发和测试,并对自动化运行的结果进行记录,以期达到解放重复性劳动力、实时监控运营情况的目的。

通过机器人流程自动化技术的运用,提高了财务部门人员配置的合理性和有效性,达到了人力资源和工作强度的“削峰填谷”。

财务工作人员从机械的劳动工作者,转变成了机器人的管理者,原有的大多数开票操作都可以交给机器人自主完成,工作人员只需要负责等待发票打印完成、审核盖章即可。然而,工作人员要成为合格的机器人管理者,还需要学习新技能,比如对客户主数据的维护、异常情况的排查和处理等。

《“削峰填谷”:RPA自动开具企业增值税发票》

 图  德勤RPA帮助企业实现效率提升

在德勤RPA的帮助下,预计每个开票流程可由20分钟缩减到5分钟,每天缩短每个FTE6H的工作时间(提升75%效率)。此外,月末关账的峰值时段,机器人7×24小时的不间断工作能够很好缓解财务人员的工作压力。

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