企业信息化建设过程中，数据标准化管理是一个涉及范围广、业务复杂、数据繁杂的工程。随着企业财务共享平台的广泛应用，共享平台需要与大部分业务系统集成，数据的多口径管理、标准不一致、数据冗余等成为数据交互的难点。财务共享平台是所有数据的集中平台，那么从共享理念出发，标准数据的定义、识别、规范化管理是解决这一问题的有效手段。

文|张少华
财务共享平台正在各大企业得到广泛的应用。一方面，这种信息集中化的运作模式，导致业务处理量变得巨大、涵盖单位更广；另一方面，财务共享服务中心集成了企业内部的各个业务系统，财务数据信息需要得到有效的集中和整合。所以对数据信息的质量有了更高的要求，规范化和标准化是实现数据高效交互的有效解决途径。财务主数据作为企业最高价值的数据信息，已经在企业中得到重点关注，基本上有了相关的管理制度。本文更多的是基于财务共享角度，探讨财务数据中的非主数据的数据管理模式。

标准数据定义

数据类别按照数据的属性分为交易数据、主数据、指标数据。其中存在这样一类数据，既有交易数据的属性，又有主数据的属性。这类数据跟业务密切相关，数据随业务变化而变化，应用规则极具个性化。
这类数据具有一定标准化意义，存在跨系统应用情况，不在主数据管理范畴，但因高度匹配财务共享中心建设，是共享程度较高的数据项，我们称之为标准数据。标准数据非常重要，决定着财务核算的精细程度以及业财一体化精细化管理水平。这些数据和业务息息相关，又与财务核算关联，如果不对数据进行规范化、标准化管理，势必影响财务共享平台业务处理的准确性。
如图1所示，根据财务共享项目数据调研，结合建设单位业务实际情况，综合评估各数据项，可将紧迫程度较高、建设价值较高的数据项，纳入财务主数据管理范畴，如组织机构、会计科目、部门等；将不符合主数据定义或不具备主数据管理基础，但因高度匹配财务共享中心建设，作为标准数据管理，如费用类型、成本中心等。
基于财务共享平台数据标准化的管理-财资数科
图1 财务主数据和标准数据分类(部分数据示例)

标准数据识别

企业的财务数据名目繁多，需要采用合适的方法完成对所有数据资源的识别和梳理。首先需要确定数据的识别标准，才可判定是否纳入标准数据管理范畴。其次，使用合适的方法梳理数据，才能确保纳入范围管理的标准数据完整性。

确定标准数据识别标准

基于财务共享的理念，数据的识别标准倾向于关注数据的跨系统应用情况。所以建议数据判定的标准如下：
  • 数据共享性。判定业务系统是否使用，并必须传输到财务共享平台，需要不同系统之间高度共享数据。
  • 业务价值。标准数据具备充足的业务价值。标准数据描述企业核心的数据，是企业有价值的数据资产。相对稳定性。标准数据信息相对稳定，变更频率较低。例如：人员调动会引起人员主数据的变动等。
  • 唯一性。在组织范围内同一标准数据要求具有唯一的识别标志，如项目、合同都必须有唯一的编码。
  • 长期有效性。标准数据一般具有较长的生命周期，需要长期保存。

确定标准数据识别路径

在范围确定的前提下，从企业信息系统入手，对已建系统、在建系统、待建系统的数据进行梳理、分析，识别出标准数据在信息系统的分布情况，理清数据来源去向、标准情况、质量情况。另外，还需要对系统未管理的数据进行整理分析。可以从如下两个路径进行梳理。
财务核算的维度：财务核算辅助项，会计凭证体现的辅助核算项信息。一般情况下，这些辅助项数据从业务系统端发起，或是从财务报账平台发起，经过财务共享平台集中处理，最终生成会计凭证，并在凭证上体现这些重要的数据信息。一般情况下，会计科目作为主数据管理范畴，可以做到全集团统一规范。但是辅助核算项，由于与业务、行业特性相关性强，基本上不作为主数据管理，从财务共享平台应用考虑，这些数据作为标准数据管理。例如：项目、合同、成本中心等。
业务管理的维度：企业内部管理报表项。出于企业内部管控需要，财务部门需要提供一些重要的数据信息，以便业务部门进行管理分析。通过财务提供的管理分析类报表，我们可以识别出标准数据项。例如航运板块，运输需要按照航次进行统计成本和收入。

标准数据规范

数据分别由业务标准、技术标准和管理标准组成。例如：数据项的业务定义、业务规则、质量规则为该数据的业务标准；数据项的名称、编码、类型、长度等为该数据的技术标准；数据的管理流程、管理部门、管理人员为该数据的管理标准。

业务标准规范

通过对实体数据的标准化定义，解决了数据不一致、不完整、不准确等问题。同时数据的内容范围需要核定，例如成本中心，哪些因素可以纳入成本中心范畴，例如：部门、机组等，使得数据在共享平台有一个全局的定义，减少各单位、各系统自行定义范围，提升财务共享平台处理的效率。

技术标准规范

数据范围规范工作完成之后，需要对数据的编码规则、命名规则进行规范，例如成本中心的技术标准，总编码长度定义四位，第一位表示板块，后三位流水编码；板块建议如下设置：①发电供热；②煤炭物流；③金融；④工程物资；⑤其他。统一、标准的数据结构是企业信息共享的基础，标准的数据和标准数据属性为新建系统提供支撑，提升应用系统的开发实施效率。

管理标准规范

数据标准管理是一个涉及范围广、业务复杂、数据繁杂的工程。数据标准管理绝非是一个部门的事情，不能在企业的单一部门得到解决。数据管理制度章程是确保对标准数据管理进行有效实施的认责制度。建立标准数据管理制度和流程体系是需要明确标准数据的归口部门和岗位，明确岗位职责，明确每个标准数据的申请、审批、变更、共享的流程。需要从整个组织考虑，建立专业的数据管理组织体系，明确数据标准工作的目标和内容，并监督及考核数据标准的贯彻与执行。因为数据涉及业务系统与共享平台的数据传输，从规范性、标准化的维护角度，财务共享中心负责维护。

案例分享

某H集团企业为了实现财务转型、创建一流财务的战略目标，在2017年启动财务共享服务中心项目建设工作，为了保证各个业务系统的数据的标准化、规范化，专门组建了数据管理团队。在财务共享项目建设过程中，共识别梳理出43项财务共享数据，其中9项定义为主数据项，34项定义为标准数据项。标准数据项中，辅助核算项25项，如项目、合同、业务类别等；管理需要9项，如报销标准、出差地点、存货地点等。在财务共享服务中心组织机构中，数据组负责43项数据管理，包括管理组织、管理流程、数据标准、管理制度的相关工作（图2）。
基于财务共享平台数据标准化的管理-财资数科
图2 H集团企业数据标准化管理流程
管理组织：财务共享中心设置数据组，负责标准数据的全生命周期管理。
管理流程：从数据的产生、发起、审批、录入、冻结等数据全生命周期管理模式。基层使用单位发起，本单位审批，财务共享平台数据组遵循制定的业务标准、技术标准，审核基层单位申报的标准数据是否合规，二级审批通过后由数据管理员录入财务共享平台，并同步各个应用系统。
标准：数据组结合具体的业务发生，组织讨论数据标准的准则。
管理制度：数据组每月组织修订，主要针对于新的业务发生导致的数据类型的增加、管理的审批流程变更、数据标准的变更等。数据管理制度审查通过后，由财务共享中心数据组向全集团进行数据管理制度的发布。

没有标准化就没有信息化，数据标准化更是信息化的重点。对数据标准进行统一定义，并明确数据的归口部门和责任主体，可以为企业的数据质量和数据安全提供了基础的保障。财务共享模式是实现财务数据治理、保证数据可靠的有效手段。通过对标准数据定义、数据识别、数据规范、数据管理四个阶段处理，能够通过财务数据的整合和提取，为企业提供业务经营支持和财务决策机制，这才是目前财务共享提供最直接价值的方法。

关于作者

张少华

供职于中国华电集团，理学硕士、PMP，曾主导实施多个大型企业财 务信息化、财务共享服务中心项目。