关于RPA的这几个问题,你都知道吗?

RPA是过去一年中金融科技的热词,这个被财务人广泛提及的新事物能够完美替代人工,从事基于明确规则的重复性工作。

那么RPA是什么、RPA具备哪些特点与优势?RPA与AI是什么关系?在财务共享服务中,RPA可以做什么?

什么是RPA?

RPA是Robotic Process Automation的缩写,从字面便不难看出其要义,即:机器、流程、自动化,RPA是以机器人作为虚拟劳动力,依据预先设定的程序与现有用户系统进行交互并完成预期的任务。从目前的技术实践来看,现有的RPA还仅适用于高重复性、逻辑确定并且稳定性要求相对较低的流程。

更通俗的解释,RPA就是借助一些能够自动执行的脚本(这些脚本可能是某些工具生成的,这些工具也可能有着非常友好的用户化图形界面)完成一系列原来需要人工完成的工作,但凡具备一定脚本生成、编辑、执行能力的工具在此处都可以称之为机器人。

举个简单的例子,我们每天上班时要打开ERP系统并进入AP发票处理页面,如果你觉得每天都重复这么做非常无趣,(没有设置保存账户和密码)我们就可以通过按键精灵来简化步骤,点击软件的录制动作按钮之后,软件就开始记录我们的动作,比如双击ERP软件的图标、输入账户信息,点击登录按钮,进去之后再点击菜单逐层进入AP发票处理页面,这一系列的操作完成之后,点击停止录制,然后为这个录制的流程设置一个快捷键,比如ctrl+1。

RPA具备哪些特点以及优势是什么?

RPA具备以下特点,这些特点正是RPA能够给企业带来价值的主要原因:

1.机器处理:通过用户界面(UI)或者脚本语言(Script)实现借由机器人的重复人工任务的自动化处理;

2.基于明确的规则操作:流程必须有明确的、可被数字化的触发指令和输入,流程不得出现无法提前定义的例外情况;

3.以外挂的形式部署在客户现有系统上:基于规则在用户界面进行自动化操作,非侵入式模式不影响原有IT基础架构;

4.模拟用户手工操作及交互:机器人可以执行用户的日常基本操作,例如:鼠标点击、键盘输入、复制/粘贴等一系列日常电脑操作。

基于RPA的这些特点,可以发现RPA在应用过程中所带来的优势:

1.替代财务流程中的重复性手工操作;

2.7*24小时不间断工作;

3.基于明确的规则操作,无差别化,尽可能消除人的因素;

4.操作精准,操作品质高;

5.有助于企业的人力资源释放到更高价值工作上;

6.机器人任务的每个步骤可被监控和记录,在保存丰富的审计记录的同时,有助与企业的流程改善;

7.非侵入性,模式不影响原有IT基础架构;

8.部分合规和审计工作将有可能实现“全查”而非“抽查”;

9.有助于企业开启自动化流程视角,识别财务流程中优化点。

RPA与AI之间的关系是什么?

有些厂商在宣传RPA的时候,有意无意地将RPA与人工智能扯到了一起,但是负责任地说,RPA和AI简直天壤之别,现在的机器人还只是逻辑编程比较完善能够执行一定预制判断逻辑的的机器,还远谈不上人工智能。

人工智能(AI,Artificial Intelligence)是一个相当广泛的概念,人工智能的目的就是让计算机这台机器能够象人一样思考,而当前被广泛提及的机器学习(ML,Machine Learning)都只是人工智能的分支,机器学习是专门研究计算机怎样模拟或实现人类的学习行为,以获取新的知识或技能,使之不断改善自身的性能。

战胜围棋各段高手的Google AlphaGo就是机器学习的代表,它所使用是深度学习(DL,Deep Learning)方法,DL试图使用包含复杂结构或由多重非线性变换构成的多个处理层(神经网络)对数据进行高层抽象的算法,因此能够处理以前机器难以企及的更加复杂的模型(比如:高度的不确定性、超大的计算量)。

当前财务在人工智能行业热度中处于居中位置,但距离AI在财务、会计领域的实用化还为时尚早,从短期内的趋势而言,还是基于标准化、逻辑清晰的RPA为基础,逐步向具有一定智能化程度的流程自动化转变。

但是随着近年无论是全球范围还是中国范围的人工智能投资的逐步加大,相信我们在未来的十年或者二十年内,AI在实用性和普及型方面的逐步突破,财务领域的AI深入应用亦未可知。

RPA在财务共享服务过程中有哪些实践?

1.销售到收款(OTC)

(1)自动开票:机器人自动抓取销售开票数据并自动进行开票动作

(2)应收账款对账与收款核销:机器人取得应收和实收数据,按照账号、打款备注等信息进行自动对账,并将对账差异进行单独列示,对于对账无误的进行自动账务核销

(3)客户信用管理:自动进行客户信用信息的查询并将相关数据提供给授信模块用以客户信用评估、控制

2.采购到付款(PTP)

(1)供应商主数据管理:自动将供应商提供的资料信息进行上传系统处理(比如获取营业执照影像并识别指定位置上的字段信息,填写信息到供应商主数据管理系统,上传相关附件)

(2)发票校验:基于明确的规则执行三单(发票、订单、收货单)匹配

发票处理:发票的扫描结果的自动处理(与机器人结合的OCR、发票的自动认证等)

(3)付款执行:在缺少直接付款系统对接的场景下,可考虑利用机器人提取付款申请系统的付款信息(付款账号、户名等),并提交网银等资金付款系统进行实际付款操作

(4)账期处理及报告:比如自动财务账务处理(应付、预付重分类等)

(5)供应商询证:自动处理供应商询证信息并将结果信息进行自动反馈

3.差旅与报销(T&E)

(1)报销单据核对:比如自动发票信息核对(申报数与发票数等)、报销标准核查等

(2)费用自动审计:设定审计逻辑,机器人自动按照设定的逻辑执行审计操作(数据查询、校验并判断是否符合风险定义)

4.存货与成本

(1)成本统计指标录入:机器人自动

(2)成本与费用分摊:期末机器人按脚本分步或并行执行相关成本、费用分摊循环

5.资产管理(FA)

(1)资产卡片管理:批量资产卡片更新、打印、分发等

(2)期末事项管理:资产折旧、资产转移、报废等的批量处理

6.总账到报表(R&R)

(1)主数据管理:主数据变更的自动系统更新、变更的通知、主数据的发布等

(2)凭证处理:周期性凭证的自动处理、自动账务结转、自动凭证打印

(3)关联交易处理:关联交易对账等

(4)薪酬核算:在缺少系统对接场景下的自动薪酬账务处理

(5)自动化报告:格式化报告的自动处理

7.资金管理(TR)

(1)资金管理:根据设定的资金划线执行自动资金归集、自动资金计划信息的采集与处理等

(2)对外收付款:收款与付款的自动化处理

(3)银行对账等:机器人取得银行流水、银行财务账数据,并进行银行账和财务账的核对,自动出具银行余额调节表

8.税务管理(Tax)

(1)税务申报:税务数据的采集与处理、税务相关财务数据、业务数据的采集与处理,自动纳税申报

★作者:陈剑,资深财务专家,曾在国际咨询公司任职十余年,主持和参与了国内多个财务共享服务中心的咨询与系统建设项目,具有丰富的财务转型、财务共享服务理论知识和建设、运营实践经验。

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