阿里巴巴:RPA、流程智能与共享财务服务平台

在数字化时代浪潮下,商业模式的革新,创新技术的应用,使得财务管理面临更多的不确定和机遇。面对未来的“变”中求“不变”,CFOs和财务工作者如何应对?阿里巴巴集团作为领先的企业,其财务体系构建的策略,以及财务共享服务平台的定位、新技术的应用和对未来的思考,为大家提供了借鉴。

文 | 董兴荣、李菲

刊于《财资中国》2018年8月刊,有删减

来源 | 财资一家公众号(TreasuryChina)

《阿里巴巴:RPA、流程智能与共享财务服务平台》

▲ 阿里巴巴集团财务共享与运营总监王禕

以数字化为标志,以智能化为特征的新一代商业变革已经到来。

信息技术的创新发展,必然引发商业模式的变革,使得财务体系、运营策略和运作流程发生变化。在数字化、自动化、智能化的趋势下,流程机器人(RPA)、人工智能、大数据和云计算等新技术被应用到财务领域,使财务流程不断优化、财务运营效率不断提升。其中,财务共享服务是近年来集团企业财务转型的焦点,创新技术应用的聚集地,也是构建面向未来财务的基石。

近年来,“平台+生态”的商业模式被企业奉为圭臬,企业经营和财务管理模式随之而变,尤其是财务管理的运作流程和组织模式也在不断被重塑。近日,阿里巴巴集团财务共享与运营总监王禕在接受《财资中国》采访时表示:“阿里巴巴集团的财务共享一方面是业务的共享,另一方面是推进基于共享思路下的整个财务系统的革新。”财务共享服务更注重成长,而非控制成本,甚至为成本所驱动。拥抱技术、创造价值,更好地服务于业务,成为业务的助理,是阿里巴巴集团财务共享服务每个财务人的价值所在。

随着业务快速地、生态化地发展,财务如何应用新技术(如流程机器人、人工智能等),实现财务运营的智能化和自动化,来支持业务发展和控制风险,共享财务平台的价值尤为重要。

财务“金三角”策略赋能业务快速增长

数字化时代,云计算、大数据、移动互联网、人工智能、物联网以及区块链等新兴技术已渗入企业管理的方方面面。技术的变革促进了商业模式的创新发展,与此同时,也为财务体系搭建和运营策略带来了革命性的变化。

阿里巴巴集团业态的多样化、生态的复杂化以及全球化步伐加快,对整个财务管理的挑战也在不断加大,原有的管理体系已经无法满足当前企业的发展需求。为此,阿里巴巴集团建立了一套与集团商业模式发展相匹配的财务管理战略——“金三角”策略,主要包括三大方面:

1.业务财务

强调轻便、灵巧、精细化,从更专业、深入、快速以及贴合的角度赋能业务发展。这也要求我们要纵观全局,从财务角度给出专业评估;要提前介入,深入理解业务;要快速反应,解决问题。

2.共享财务平台

强调的是标准、效率质量和赋能。首先是满足基本的会计交易和账务处理;其次是建立标准,沉淀机制;再次是加强数据化运营和分析;最后是最佳实践(Best Practice)运营。

3.集团财务规划与分析

强调互联互通,从打通、洞察、决策支持等角度助力集团业务发展。一方面是做好集团层面业务,财务数据的整合和分析;另一方面需要向管理层提供分析报告和决策支持,同时还要横向打通项目分析。

就共享财务而言,我们是基于集团整体的财务组织战略的角度出发,建设的初衷并不完全是出于成本考虑,更多的是为赋能业务发展,主要有以下三大特性:

一是平台化。所谓平台的概念就是去中心化,即通过一个平台,打造一个场景,让各方,包括业务伙伴、业务财务、第三方、供应商和客户等更好地协同工作。其强调的是赋能、标准化、效率以及全链路流程的满意度。

二是数字化。由于不同的业务对于收/支确认的规则和挑战不同,所以我们要求共享服务平台从政策、流程、系统到数据都要能够提供全方位的服务。在实际情况中,我们会根据不同业务的成熟度、标准化的程度进行深浅不一的介入,提供做乘法的共享服务输出,而非简单的物理翻译。

三是技术化。希望将来RPA能够实现可视化的数据管理。在互联网时代下的财务管理,包括财务共享,每个人都不是一个简单的会计,我重新定义团队成员的职责——账务工程师。让团队成员积极参与思考关于RPA的应用。并且,几乎每个团队都有一个类似团队专家的角色,做一些简单的开发、拼凑,能够支持他们实现自我管理,这是我们正在尝试和推广的方面。

RPA+AI成为财务自动化和智能化的关键

在新技术风起云涌的时代,企业数字化转型势在必行,而企业的财务组织模式、认知、财务信息技术和财务管理技术新逻辑等也都朝着数字化、智能化的方向转变和升级。

作为互联网巨头企业,阿里巴巴早已在公司内部使用RPA。即阿里云RPA,原名码栈,2011年诞生于淘宝;普遍赋能集团内部,如天猫、淘宝、蚂蚁金服、菜鸟、CCO、飞猪、阿里通信等,曾经获得淘宝年度创新奖和集团特殊贡献奖;2016年正式上线,目前已经为零售、金融、制造、政务等多个领域输出行业解决方案,为各企业提高效能达到500%以上。

据了解,阿里云RPA具有六大特性:架构先进,拥有完善的开发、发布和审核流程;拥有可视化和编码开发模式,易学易用,支持协同开发和版本控制;可以实现模块扩展,丰富的自动化模块,图片识别和OCR支持等自动化模块自行扩展;完善的权限管理,应用使用和开发权限一切都可以管控;安全可控,申请审批流程安全可控,记录所有的行为日志以供审查;云端运行,支持远程控制,静默执行不干扰用户桌面工作。

基于流程机器人(RPA,Robotic Process Automation)的特性,财务管理尤其是共享财务是RPA的重点应用领域和天然场景。阿里云RPA将为企业带去更智能、更优化、更创新的财务管理方式,帮助企业提升竞争优势:一是RPA可跨系统自动执行;二是形成良好的人工与机器人合作的模式;三是能把抽象的规则,都交给RPA自动执行。

RPA的应用场景需要符合两大要点:大量重复(让RPA有必要)、规则明确(让RPA有可能)。经过对于RPA行业的调研,考虑到本地化部署能力和丰富拓展的SDK能力,最终选择由阿里云自主研发的RPA机器人流程自动化技术。2017年,阿里巴巴集团财务共享中心使用阿里云RPA,作为推动财务数字化转型、赋能业务的重要一环。

阿里巴巴集团共享财务平台简介目前,阿里巴巴集团共享财务业务涵盖天猫、阿里妈妈、阿里云、银泰商业、盒马、饿了么和大麦等,包括差旅报销、应付管理、收入应收、存货成本、资金等八大模块,以及治理、报告、PMO和财务数据产品等。阿里巴巴集团财务共享服务中心成立于2015年3月,覆盖24个国家,共有160多人。

目前,阿里巴巴集团共享财务平台成功落地的RPA应用场景有以下几个:一是新媒体链接检查,因为我们集团有很多的市场广告投放,是一个品牌营销的阵地,因此,保证投放的效果是财务要去帮助实现的,在应用了阿里云RPA之后,效率提升了约46%;二是阿里云资金处理;三是获取AP结算相关数据,在对供应商结算时,有大量的数据采集比对,这是一个较大的应用场景;四是楼宇点位抽样,如何获取点位,做好检查;五是核对外包考勤单等。

阿里云RPA的运用,减少了大量繁琐的流程,释放出一定的人力,也大大提升了财务人员的工作效率。例如在资金管理方面的应用,在采用阿里云RPA之后,实现从数据合并、数据校验等全流程的自动化,人工只需最终审核机器人处理的结果即可,流程简单、无需过多的人工干预,使得整体效率提升了100%(如图)。

《阿里巴巴:RPA、流程智能与共享财务服务平台》

▲图 阿里云RPA在资金管理上的应用案例

阿里巴巴集团共享财务借助阿里云RPA,在优化财务任务处理、智能化财务管理和释放人力创造力方面凸显出巨大优势。未来,RPA将成为财务管理变革的得力助手,甚至成为企业不可或缺的一部分。我们也在不断探索,将阿里云RPA拓展运用于更多的场景:

一是大量重复操作类业务,如查询/咨询类、对账类业务,主要考虑的是从被动到主动,减少财务人员的人工工作。

二是涉及跨岗位的流程协同,结合上下游的不同岗位,整体分析最优的RPA需求,使每个岗位有自己的机器人,形成机器人和人工之间相互协作的模式,带动全流程的协同发展。

三是财务分析能力和可视化设计,如采集系统内上传的海量附件信息中的内容加以分析,能拓展财务能力分析;组织部门自学RPA的可视化开发工具并定期分享交流,能够自主开发简单的需求,实现人人都有专属的RPA机器人协助工作。

四是最新技术与RPA的结合,如AI+RPA。目前,图像与视频识别技术,尚不能完全满足自动处理的需求,需与阿里云RPA团队保持密切沟通,第一时间将新技术应用到财务实践中,成为新技术实践的先锋。

未来,随着RPA技术的不断完善,RPA与AI的结合也势必成为未来发展的一大趋势。阿里云RPA正在与我们集团的达摩院的不同团队进行深度的合作,探索如何实现AI+RPA=IPA(Intelligent Process Automation),使其具有深度学习、认知智能体、自然语言处理和智能工作流等特征,让各行业的工作流程更加自动化,提升企业的智能效率。

阿里巴巴集团的财务共享一直在拥抱和应用新技术,以实现运营的自动化、智能化。在阿里巴巴集团的财务共享团队中会有越来越多的机器人同学,人机协同也会是今后财务共享的一大特点和趋势。

阿里巴巴集团在财务共享建设方面面临哪些挑战?RPA如何改变企业对管理业务流程的认知?未来模式下的集团财务如何做到更懂业务?详细内容请订阅《财资中国|财富风尚》杂志2018年8月刊查看。

《阿里巴巴:RPA、流程智能与共享财务服务平台》

 
点赞

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注

此站点使用Akismet来减少垃圾评论。了解我们如何处理您的评论数据