作者 | 张庆龙 张延彪
数智化时代企业司库管理系列之五
原载《财会月刊》2022年第9期
【摘要】企业司库管理体系的建设是一项持续优化的过程,需要对建设成熟度进行评价。本文借鉴能力成熟度评价理念,基于ITSM成熟度模型,将企业司库管理体系的成熟度划分为5个等级,分别是初始运作的交易型司库、被动管理的管控型司库、稳定运行的运营型司库、主动服务的金融型司库和价值驱动的战略型司库,并说明每个等级的适用范围、目标、核心功能,以及管理体系和信息系统建设情况,从而为企业评价司库建设成熟度、采取针对性的改进措施提供参考。
【关键词】企业司库管理体系;ITSM;成熟度模型;功能
一、引言
自20世纪50年代现代司库管理体系萌芽以来,司库管理正不断形成更完备的体系,延伸出更多样化的职能,如今正在向更好地实现企业战略、创造价值的方向转型。我国企业引入司库管理模式的时间较短,发展水平不一,有的企业已经建立了集团总部统一计划、统一平衡和统一调度的司库管理体系,而有的企业刚开始引入司库管理理念,较缺乏经验。整体而言,我国企业司库管理存在体系构建不完善、功能发挥不足等问题,原因之一在于目前学界还没有论述清楚不同发展阶段应“建立一个怎样的司库”,从而给企业在建设司库管理体系的过程中进行能力评价和职能定位带来困难。因此,需要综合国内外实践经验,将司库管理体系建设的成熟度划分为不同发展阶段,为企业司库管理体系的改进提供可参考的指导框架。对此,本文认为可以采用能力成熟度模型这类管理工具,帮助企业进行成熟度评价、挖掘改进机会。
1991年,美国卡内基梅隆大学软件工程研究所提出能力成熟度模型概念,并形成了首个用于评估软件开发的能力成熟度模型(Capability Maturity Model,简称CMM)。由于源自软件行业,能力成熟度模型最初仅运用于评估软件开发过程,以进行可持续的改进和优化。而近年来,成熟度评价的方法被创新性地应用于其他领域的建设和持续改进中,形成了软件工程、项目管理、知识管理、客户关系管理、IT服务管理等多种能力成熟度模型。这类模型通常将评价对象的成熟度按照从低到高划分为4~5个级别,在每个级别中对不同要素的成熟度进行定性或定量描述。在达到下一个成熟度级别之前,必须完成较低级别的活动和过程,为向上级转移创造条件。司库管理体系的建设与发展系统性较强,主要涉及组织、人员、流程、信息技术等多个关键要素,也需要不断进行改进和优化。如果将处于不同发展阶段和发展程度的司库管理体系按照科学的方法进行划分,就能够得到司库管理体系建设的成熟度模型。
然而,当前针对司库的研究侧重于对其定义、功能的介绍,而对司库能力成熟度评价的研究较少。现有的研究为了区分司库的不同发展阶段,根据其演变的历程和特征将其划分为“1.0”“2.0”“3.0”“4.0”等模式,或根据其职能表现将其概括为交易支持型、专业服务型、战略价值型司库。这类划分总体描绘了不同成熟度司库的发展阶段,但存在一定的不足之处:一方面,划分方法较为主观,缺乏科学的理论模型支撑,对不同成熟度下司库关键要素的分析不够细致,仅描述了功能上的区别;另一方面,较少结合企业发展的生命周期和财务转型的大背景,说明每种成熟度的适用范围。此外,国资委发布的《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》(国资发财评规[2022]23号)指出要“加强司库管理体系顶层设计”,并对司库建设的总体规划、制度体系和管理架构提出要求。现有的成熟度划分较少考虑不同阶段司库管理体系顶层设计和构建的情况,难以发挥实际指导作用。
因此,本文借鉴当前对司库管理体系成熟度的初步划分,综合国内外实践经验,选择合适的能力成熟度模型作为理论基础,构建司库管理体系建设的成熟度模型。
二、ITSM成熟度模型概述和选择
(一)ITSM成熟度模型的基本理念
(二)选择ITSM成熟度模型的原因
1.ITSM成熟度模型本身的设计理念与司库管理体系功能升级的要求不谋而合。作为企业资金管理升级的进化,司库管理体系已经从单纯负责交易处理、确保资金安全的后台支撑部门,演化为负责资金价值创造、金融资源部署的战略支持部门。对于IT服务管理而言,其目的是促使IT服务提供商不仅仅专注于部署技术和人员,而是侧重于保证所提供服务的质量,提高客户满意度。ITSM成熟度模型对于不同成熟度的划分,衡量的正是IT帮助企业实现战略目标的能力。也正因如此,ITSM成熟度模型将5个等级划分为流程标准化、业务调整和战略整合三大阶段,这体现出业务转型升级的理念。借鉴该理念,对于司库管理体系,如果司库最终的价值仅仅停留在处理交易业务,而没有实现金融资源的有效配置和战略决策支持,即使其拥有较高的司库系统建设水平,也仍处于低成熟度等级。因此,本文对企业司库管理体系成熟度的判断最核心的标准是其为企业战略服务、创造价值的能力,需以此来划分不同的成熟度等级。
2.从司库管理体系建设来看,信息系统是关键要素之一,需要基于ITSM方法实现管理升级。当前,我国企业集团已经经过较长一段时间的财务信息化建设,在各类建设项目中涵盖了与资金管理相关的信息系统部署。这表明,企业司库管理体系的信息系统建设已经跨越了以硬件设备和应用软件采购为主的基础设施建设阶段,需要开始考虑IT的服务管理能力。而且,当前企业的IT环境日益复杂,尤其是在资金与金融这样信息密集度较高的体系中,传统的IT管理(系统管理、网络管理等)显然已不能满足IT运维管理流程化、自动化及规范化的要求,且不同级别的司库管理信息系统功能表现不同,在建设成本上也各有差异。因此,需要建立ITSM理念下的成熟度模型,使业务活动与信息系统实现整合,用IT驱动业务,提高企业司库管理体系的运维水平。
三、基于ITSM理论的司库成熟度模型构建
(一)初始运作的交易型司库
3.信息系统建设情况。在信息系统方面,由于处于初始运作阶段,交易型司库的信息化仅支持企业集团的收支两条线与资金池管理,主要采用手工或银行现金池方式进行资金归集:通过成员单位柜台转账、网银转账等传统汇款方式,把资金汇入指定归集账户,然后由集团统一调配使用;或是经过较少的系统投入,通过网上银行的现金池功能实现资金的归集与下拨。
整体而言,在该阶段集团统一集成的资金管理平台尚未形成,资金管理信息仍处于手工再加工阶段,不同系统之间的割裂导致资金流和信息流分散,使资金流运转效率低,难以实时对资金存量、流量和流向进行监控。此时,司库管理体系建设最主要的目标是加大信息技术的投入和部署,初步上线司库信息系统,实现银行账户统一管理和资金流动监控。
(二)被动管理的管控型司库
1.适用范围、目标与核心功能。管控型司库一般处于企业集团业务扩张阶段,此阶段下企业规模迅速扩大,分支机构的数量增加、分布范围更广,集团对于内外部资金需求更为迫切,亟需提高财务管控能力,并且强化面向中长期的资金计划及资金预算能力。
管控型司库的建设目标是保障资金安全,实现资金监控的实时化、可视化,同时提高资金的整体使用效益,其功能逐渐从现金交易扩展到流动性管理和营运资金管理等方面,进行集团整体资金预算并实现集中管控。在具体手段上:一方面,由集团总部根据战略指引以及中长期预算与年度资金预算完成集团现金流预算的编制,管控分子公司的支出及投融资活动;另一方面,通过设立结算中心(含内部银行)、财务公司或将二者相结合的方式,实现资金归集和集中结算,强化资金集中管理。具体选择何种模式,取决于企业的资金规模等。财务公司与结算中心这两种机制的不同源自公司属性与部门属性、金融机构属性与非金融机构属性的不同。随着企业集团规模和资金规模的扩大,财务公司的金融机构属性有益于企业的业务许可、资金成本、行业地位、企业信誉等方面,低资金成本和低机制运行成本的优势逐渐显现。
2.司库管理体系构建。参考ITSM成熟度模型进行判断,管控型司库的管理体系、制度和机制建设处于起步阶段。一方面,企业开始对资金管理流程进行梳理,但可能并不全面,仍然存在新的业务没有进行制度规定、只能根据管理经验进行处理的情况。当产生重大缺陷时,采取的解决措施具有“临时性”“救火式”特征,即只有在出现问题之后,才会被动地解决问题。另一方面,企业缺乏对司库管理体系业务架构的顶层设计,集团总部与各类资金管理部门或组织没有做好职责面板切分,也没有厘清各自职责与管理重点,存在职能真空的“缺位”现象和职能重叠的“越位”现象,难以形成统一有效的集团资金运营能力。对于成立了财务公司的集团而言,未能准确定位财务公司在集团整体管理架构中所在的实际层级,与集团管理中枢、相关职能部门、其他金融机构或类金融机构、财务共享服务中心之间如何划分职责、实现共同发展仍有待进一步探索。
3.信息系统建设情况。管控型司库基本建立了资金集中管理信息化平台,将资金业务流程和标准嵌入信息系统,实现预算、结算、监控、分析等资金集中管理工作的在线化、高效化。具体而言,司库管理体系在集团内部实现资金集中管理平台与其他信息系统的初步集成,融合资金流与业务流;对外与各个银行、第三方支付等金融机构实现联通,通过统一平台、银企直联的方式实现交易自动处理。
但是相对而言,受数据标准的统一程度、信息系统的集成程度以及新兴数字技术运用程度不足等限制,管控型司库的分析与计划能力有限,提供的资金预算、使用计划和效益分析维度、精细度以及深入程度不足。同时,资金风险管理也只能根据预设指标进行被动监控,实现基本的提示和报错功能,难以做到前瞻性的分析和预测。
(三)稳定运行的运营型司库
1.适用范围、目标与核心功能。运营型司库是司库管理体系从资金交易转向价值创造、从被动管理转向主动和前瞻性服务的重要过渡阶段,主要适用于进入深度运营期的企业。此时企业为了降低管理成本、进一步提高资金使用效益、提高集团整体资源的整合价值、克服“大企业病”现象,开始通过流程再造、调整集团和财务组织架构的方式实现管理优化,司库管理体系也不例外。
运营型司库的核心目标是通过流程再造和制度体系的完善,降低司库管理体系的运营成本,转变资源投入方向,将用于经营操作的资源逐渐转向实现企业财务资源的保值增值,以服务于企业经营发展战略。一方面,对所有资金管理活动实行流程再造和数据管理,明确业务、财务和IT部门的业务流程和数据流转方案,提高业务执行效率、资金流转速度和数据标准程度;借助流程再造和标准化大大提升企业财务流程效率,从而解放出更多司库管理人员来从事具有更高附加值的工作,促进司库管理职能的转型。另一方面,在流程标准化的基础上完善司库管理体系框架,推动各关键要素的建设,包括战略目标、职能定位、管控模式、流程规范和政策制度等。
2.司库管理体系构建。在ITSM成熟度模型的稳定运行等级中,组织已经定义了IT服务管理标准化的条例和基本制度,并根据组织目标明确了组织架构、流程角色和职责。在运营型司库等级,企业已初步形成三层司库管理体系。其中,集团总部位于决策层,主要职责是设计司库管理体系整体架构,制定相关的流程规范、管理制度,对重大事项发挥管控、监督、决策的作用;各类资金运作平台位于运营层,作为集团内各类机构进行资金结算、融通以及票据管理的统一平台;分子公司位于执行层,执行集团的业务流程与管理制度,对自身的资金安全、使用效益等负责。但与此同时,集团对司库管理体系的控制机制仍有需要完善之处,特别是汇报和考评机制。集团对资金运作平台实施间接的管理和监督,管理特点仍是间接的、事后的、被动的,考评体系尚未建立,也没有与薪酬挂钩。
(四)主动服务的金融型司库
(五)价值驱动的战略型司库
1.适用范围、目标与核心功能。战略型司库是企业司库管理体系成熟度的最高级,对应业务和管理成熟度较高、信息化程度较高以及具备全球化资源配置能力的大型集团公司。根据ITSM成熟度模型,战略型司库实现了价值驱动,作为集团的战略业务合作伙伴,将司库管理体系建设和战略发展目标有机结合,其最终目标是推动集团战略目标的实现和价值管理。
战略型司库基本覆盖上述所有司库管理职能,并且特别突出战略决策支持与信息管理职能,进一步提升了司库对业务决策的支持能力。战略型司库可以实现业务流程与数据双轮驱动,在业务上重点关注资金运营、投融资管理、风险控制等职能,采集并治理司库运作过程中的业务和财务数据,构建数据动态分析体系,不仅可以实现对基本运行情况的可视化展示,更能够自动输出业务决策,提升管理效益。同时,战略型司库可能会出现一定程度的外包,使司库管理体系专注于战略方面的工作,而将运营问题完全交给服务提供商。
2.司库管理体系构建。战略型司库作为最高成熟度等级的司库管理体系,应明确司库管理的职责界面划分,按照“统一部署、集中管理、垂直管理”理念,结合司库管理总体目标,采用“一套体系、一个中心、两个平台”(1+1+2)架构进行布局,即在集团司库管理委员会的集中领导下,统一司库管理体系建设,设立司库运营管理中心并搭建境内和境外两大资金管理平台,采用自上而下的垂直管理模式。
在职能结构上,战略型司库管理体系与集团财务管理部门形成各司其职又相互联系的双主线财务管理局面,企业司库管理体系与财务部门呈平行关系,但二者的侧重点不同。司库管理体系侧重于优化传统资金管理效率,在此基础上管控企业金融资源,提高资金主线的管理价值;财务部门则从信息决策的角度发挥决策信息支持和信息反映职能。虽然司库平台与财务部门各司其职,但二者又存在协同关系,司库管理体系需要利用好财务共享服务中心以释放从事操作层面工作的人员,然后再利用管理会计的预算管理、财务报表分析、绩效评价等工具来正确发挥、优化司库管理的决策功能,增强司库在战略层面的价值。
在治理结构上,要形成“集团司库管理委员会和司库运营管理中心——境内外资金管理平台——集团各产业集群(所属各级公司)”三位一体的司库管理组织。集团司库管理委员会负责确定司库管理战略方向,制定相关政策,协调整个司库管理体系的运作,并开展管控监督和绩效评价;境内外两大资金管理平台作为主要运行平台,负责向全集团提供统一的资金归集、结算和各类金融服务,并起到动态监控作用;产业集群在集团统筹下,具体运用自身所拥有的各类金融资源。上述结构分别对应总部统筹、平台实施和基层执行三个层次,如图3所示。
四、结语
本文基于ITSM成熟度模型构建了企业司库管理体系建设的成熟度模型,将其划分为初始运作的交易型司库、被动管理的管控型司库、稳定运行的运营型司库、主动服务的金融型司库和价值驱动的战略型司库5个等级,为企业判断自身司库管理体系所处的成熟度等级以及如何提高成熟度提供参考。
未来,可进一步结合能力成熟度模型的定性和定量方法,考虑企业司库管理体系建设的其他关键要素,使成熟度模型的等级划分更加完整和细致,并采用定量指标评价、问卷评测、模糊综合评价等方法,多角度评价企业司库管理体系的成熟度,制定进一步优化方案,加快完善企业司库管理体系,助力世界一流财务管理体系的建设。
评论 (0)